Hur man bäst organiserar brev, kvitton och annat pappersarbete

Känner du också ibland att du drunknar i pappershögar som du inte har någon chans i? Du är inte ensam! I vårt team är vi medvetna om hur svårt det är att veta allt som går genom vår brevlåda, och ännu mer i allt kaos att hitta det enda dokument vi behöver. Därför har vi på Google förberett några enkla tips för dig om hur du organiserar din korrespondens och vet exakt var du kan hitta den i framtiden. Läs med oss hur du gör.

Vad du behöver för att organisera korrespondensen

Du kan använda en mängd olika kontorsmaterial för att organisera brev, kvitton och annat pappersarbete - det är upp till dig vad du tycker är bekvämare och tydligare. Prova till exempel:

- Stora kontorsmappar med fack märkta i olika färger.

- Anslagstavlor i kork där du kan fästa korrespondens med nålar.

- En stor låda endast för korrespondens, som du vill arkivera på obestämd tid. Du kan lämna den på vinden eller garaget för det mesta.

- En speciell lättillgänglig plats för nya brev som behöver sorteras (bord i hallen eller arbetsrummet, hylla i köket etc.)

Hur man sorterar post

Vilken procedur du än bestämmer dig för, kom ihåg att det viktigaste är att systemet du väljer passar dig och hjälper dig att undvika pappersspill i ditt hem i framtiden. Följ dessa steg för att bekämpa överdriven korrespondens:

– Samla ihop alla papper du kan hitta i huset och börja sortera.

– Rensa bordet i köket eller kontoret och veckla ut alla papper som ska sorteras.

- Dela in varje brev, kvitto och annan typ av papper i kategorier såsom: kvitton och garantier för varor, bruksanvisningar för hushållsapparater, recept på mediciner och andra medicinska dokument, vatten- och elräkningar, brev från familj och vänner, kontoutdrag, försäkringsdokument, viktiga dokument som födelsebevis och pass, och så vidare...

- Återvinn alla dokument du väljer att kassera.

– Dela upp de dokument du bestämmer dig för att behålla i de som du snart måste ta itu med, som du kan skjuta upp till senare och som du vill arkivera på obestämd tid.

- Skapa en speciell plats för var och en av de tre kategorierna. Förvara korrespondensen som du behöver hantera så snart som möjligt på en väl synlig plats - till exempel någonstans i köket. Omvänt kan du lämna papper som du arkiverar på obestämd tid i en låda på vinden eller garaget.

– Försök att visa eller hänga upp brev, födelsedagskort och annan korrespondens som är viktig för dig i huset. Du kan också använda en fin presentask för att förvara dem.

– Glöm inte att märka alla kategorier så att du vet vad som är och var vad som hör hemma i framtiden.

- Skapa en speciell korg vid ytterdörren, i köket eller på annat strategiskt ställe, som endast är avsedd för post som precis har kommit och som du vill bli av med.

Hur man organiserar korrespondens i framtiden

När du väl har hanterat högen med staplade post kommer det att bli mycket lättare i framtiden att se till att din korrespondens inte samlas för mycket igen. För att förhindra detta, prova något av följande knep:

– Om du får mer post i ditt hushåll, dela alltid upp den mellan de enskilda familjemedlemmarna så fort posten kommer, och bestäm en särskild plats för brev för alla.

– Försök att kategorisera korrespondens så fort den kommer. Du kommer att spara ditt arbete senare.

- Använd en kalender eller påminnelse på din telefon för att planera när du sätter dig ner för pappersarbete som behöver mer uppmärksamhet.

- Överväg att gå över till elektronisk korrespondens så långt det är möjligt. Detta kommer att spara tid och miljö.

Om du just nu är på organisatorisk humör, läs även 6 tips om hur du organiserar och döljer kablar hemma!