Häller räkningarna upp i din nedre låda, kan du inte längre hitta dina fordonsförsäkringsuppgifter eller letar du desperat efter dina lönebesked? Då är det hög tid att göra ordning på dina dokument. Här kan du läsa om hur du sorterar papper och gör i ordning din PC så att du kan hitta viktiga dokument snabbare i framtiden.
Sortera dokument och rensa upp din dator
När du kämpar genom högar med papper för att hitta dina fakturor är det dags att få dina dokument sorterade. Läs mer här.
Om du vill städa upp din dator kan du välja mellan en mängd olika programvaror som du kan ladda ner gratis från Internet. I de flesta fall är dyr programvara onödig. En snabb sökning på Internet hjälper dig att hitta lämplig gratis programvara för dina ändamål.
Använder du tvättpulver, tvättmedelskapslar eller flytande tvättmedel för att tvätta dina kläder?
Organisera dokument
För att klara kaoset bör du först bestämma dig för ett system med vilket du kan organisera dina register. Du bör designa detta på ett sådant sätt att det är vettigt för dig. De viktigaste dokumenten ska alltid finnas inom räckhåll - de viktigaste uppgifterna bör därför placeras överst i varje mapp eller kartotek, där du enkelt kan hitta dem igen. Följande tips hjälper dig att skapa ett meningsfullt system.
- Skapa kategorier och ordna innehåll kronologiskt: Skapa mappar eller filer för olika ämnesområden där du kan ordna dokumenten kronologiskt. Använd till exempel en arbetsmapp för lönebesked och anställningsavtal, en försäkringsmapp för bil, hem- och livförsäkring och en bankmapp för kontoutdrag och kontouppgifter. I bankmappen lägger du det äldsta kontoutdraget längst bak, det nyaste längst fram osv.
- Håll viktiga kontaktuppgifter samlade: Så att du nästa gång du gör din skattedeklaration inte behöver gå igenom en hel mapp för att hitta telefonnumret till din revisor, bör du skapa en extra mapp med alla viktiga kontaktuppgifter och namn på dina kontaktpersoner.
- Skapa papperskorgar för nya dokument: Använd papperskorgar för att sortera inkommande korrespondens så att du kan bearbeta den snabbare efteråt. Så det kan vara vettigt att skapa ett arkiv för inkommande fakturor och ett arkiv för alla andra brev och dokument. Detta sparar tid när du sorterar och arkiverar dokument.
- Sortera papper regelbundet: ju oftare du organiserar och arkiverar de nya dokumenten, desto mindre ansträngning tar det. Det förhindrar också att du betalar räkningar för sent och missar deadlines. Gå till exempel igenom dina filer en gång i veckan och arkivera dem sedan.
Städa upp datorn
Digital data måste också sorteras då och då. Detta hjälper dig inte bara att hitta bättre i din egen dator, det gör också att din dator fungerar snabbare och skapar ytterligare lagringsutrymme. Så här gör du när du vill städa upp din dator:
- Avinstallera först alla program som du inte längre använder, som har gått ut eller som du äger mer än ett. Fråga dig själv om du verkligen behöver tre olika webbläsare och om du vill spela gamla spel igen.
- Därefter bör du ta bort de tillfälliga filerna som de raderade programmen lämnar efter sig. Nyare operativsystem har ofta en diskrensning som gör detta steg automatiskt.
- Ta sedan bort alla gamla filer som du inte längre behöver.
- När du städar upp din hårddisk är det vettigt att defragmentera den efteråt. Detta kommer att fylla i luckorna som lämnats av de raderade programmen när återstående data flyttas närmare varandra. Med nyare hårddiskar, så kallade Solid State Disks (SSD), är detta inte längre nödvändigt. Här informerar operativsystemet automatiskt hårddisken om var det finns plats för ny data, vilket kan öka skrivhastigheten.
Oavsett om det är en PC eller ett skrivbord – gör ditt liv enklare genom att sortera dina dokument och skapa ett framtidssäkert arkivsystem. Detta gör obehagliga uppgifter som att betala räkningar och förnya försäkringar snabbare.
- Sortera papper och göra i ordning hårddisken: Det spelar ingen roll om du vill göra i ordning dina dokument i arbetsrummet eller dina filer på PC:n. Det första steget är alltid att få en överblick över vad du redan har och att rensa bort eventuella papper eller filer som du inte behöver.
- Organisera din PC och dina dokument: Du kan sedan välja ett organisationssystem som hjälper dig att snabbt hitta viktiga saker.
- Att hålla ordning på saker och ting: Det kanske svåraste steget är att fortsätta använda det nya systemet i framtiden. Det innebär att du regelbundet lämnar in nya räkningar och brev och sparar filer på din dator där de hör hemma.
Läs också: Ta bort fläckar från madrassen
