Praktiska tips om hur du organiserar dokument hemma och på jobbet.

En hög med papper hemma, ett berg av dokument på jobbet - var och en av oss känner till denna överväldigande bild, både bokstavligt och bildligt. Dessutom är det inte alls den värsta synen. Det värsta är att du inte kan hitta det dokument du behöver särskilt mycket. Och härifrån är det bara ett steg bort från stress och onödiga nerver. Det är därför Google-teamet har förberett praktiska tips för dig, tack vare vilka du kommer att få ordning på dina dokument en gång för alla, undvika stress och skapa mer ordning i livet. Här är vår korta guide om hur du sorterar dina dokument.

Dokumentsegregering - användbara tillbehör

Det räcker inte att sortera papperen ordentligt. Du måste sedan ordna dem och förvara dem så att du alltid enkelt kan hitta brevet eller räkningen du letar efter. Därför, innan du börjar rengöra, förbered alla nödvändiga tillbehör:

• mappar eller mappar,
• kartonger, t.ex. för skor
• klämmor och gem,
• självhäftande klistermärken/etiketter,
• tuschpennor och en penna,
• T-shirts för dokument (mycket!),
• häftapparat, stansare,
• gula klisterlappar,
• pärmar.

Dokumentsegregation - indelning i kategorier

När du har alla nödvändiga tillbehör redo, fundera över vilka kategorier du kommer att dela in dina dokument i. Så att du inte missar något, skriv en lista över dem på ett papper. Nedan hittar du våra förslag på de populäraste kategorierna. För vissa är det värt att införa en uppdelning i dokument som rör varje familjemedlem.

Här är vårt förslag på kategorisering:

• Fastigheter: försäkringsavtal, räkningar, notariehandlingar, avtal med energi, gas, internetleverantörer, anmälningar från bostadsrättsföreningen m.m.
• Ekonomi: avtal och korrespondens med banker, låneavtal, kontoutdrag, handlingar gällande Folkpensionsanstalten, handlingar från Skatteverket m.m.
• Bil: försäkringsavtal, reparationsräkningar, bildokument m.m.
• Affärsdokument (om du driver ett företag): fakturor, kontrakt m.m.
• Inköp: räkningar, garantier m.m.
• Hälsa: vaccinationsjournaler, testresultat, remisser etc.
• Arbete: anställningsintyg, anställningsavtal, intyg, diplom, yttranden.
• Utbildning: diplom, certifikat.
• Personliga handlingar: födelseattest, vigselbevis, dödsattest, rättegångshandlingar, fullmakter m.m.

Börja arkivera dokument hemma och på kontoret

Skriv ner varje kategorinamn på ett separat blad. Placera de signerade sidorna på ditt skrivbord eller på golvet - där du ska arkivera dokument. Redo? Dags att börja sortera. Det är också värt att förbereda en plats att slänga onödiga papper, för när du surfar kommer du säkert att hitta och så. Om du städar kontoret, lägg onödiga papper i en dokumentförstörare, om du är hemma - kom ihåg att riva dem.

Ordna dokumenten

När alla dokument är sorterade efter kategori, lägg dem i mappar eller lägg dem i pärmar. Vi råder dig att ordna dina dokument i ordning från äldsta till nyaste. Tack vare detta är det lättare att hitta de mest aktuella och du kommer att hålla ordning på dina pärmar - nästa gång kan du lägga till fler dokument på framsidan.

Gör en detaljerad beskrivning

Beskriv slutligen pärmarna och pärmarna - klistra klistermärken/etiketter eller klisterlappar på dem och signera dem. Det återstår bara att lägga på en hylla. Puh. Redo!

Organisera dokument i farten

För att inte slösa tid på att lägga varje nytt dokument eller meddelande i en pärm, samla ihop dem i en behållare eller i en låda. Eftersom kartongen ska passa A4-ark kommer en skokartong att vara perfekt för denna roll. En gång i veckan (för arbetsdokument) eller en gång i månaden (för dokument du har hemma), ägna en kvart till att lägga dem i en lämplig mapp eller pärm. Tack vare detta kan du enkelt hålla ordning på kontoret och hemma, du slipper stress och röra!